Ano Novo com as Contas em Dia!
Veja como criar planilhas no computador e gerenciar de forma eficiente as suas finanças pessoais é simples.

Todo o início do ano é sempre a mesma coisa. Taxas como IPTU, IPVA, matrículas escolares e outros tantos encargos podem levar até o mais prevenido dos contribuintes ao desespero, ainda mais tendo que honrar as numerosas dívidas contraídas no período festivo de final de ano e que provavelmente irão vencer nos próximos dias. Para não ficar no vermelho e manter uma boa saúde financeira, gerenciar cautelosamente essas dívidas é de suma importância, evitando ser pego de surpresa por um valor não contabilizado e permitindo fazer um planejamento melhor dos gastos. Mas qual seria a melhor forma de manter as finanças sempre em ordem?

Fazer as contas na ponta do lápis pode até funcionar, mas não é necessariamente a melhor opção, principalmente quando for necessário contabilizar múltiplas despesas e várias fontes de renda. Nesse caso, a ajudinha de ferramentas desenvolvidas especialmente para essa função, como as planilhas eletrônicas, é a melhor saída, transformando uma tarefa geralmente monótona em uma solução prática e totalmente segura, deixando para o computador todo o árduo trabalho de realizar os cálculos de forma rápida e sem cometer erros.

Internet está repleta de ferramentas gratuitas.
Como há excelentes alternativas gratuitas dessas ferramentas, já começamos com o pé direito, fazendo uma boa economia por não haver a necessidade de investir na compra de um novo software. Por exemplo, para quem preferir instalar uma suíte de aplicativos de escritório, uma boa opção é o OpenOffice (ou a sua versão totalmente em português, BrOffice), se destacando tanto pela qualidade das suas ferramentas, quanto a nítida semelhança com o concorrente MS Office.

Quem preferir ter as finanças sempre à disposição, seja no computador doméstico ou no escritório, as soluções que rodam diretamente na janela do navegador podem ser mais atraentes, onde ferramentas como ThinkFree, Google Spreadsheets e EditGrid, entre outras, são ótimas alternativas ?mesmo que algumas sejam ligeiramente mais simples. A boa notícia é que, como todas as funções básicas podem ser reproduzidas em qualquer uma delas, a escolha dependerá apenas da que melhor preencher as necessidades do usuário, que pode ficar à vontade para experimentá-las.

Para criar planilhas de cálculo, não é preciso ser um expert em finanças ou ter um diploma em economia. Extremamente versáteis, elas podem fazer praticamente qualquer tipo de cálculo, bastando que sejam fornecidos os dados e as fórmulas. Para ilustrar o seu uso, e criar um passo-a-passo com alguns exemplos, usaremos o ThinkFree Calc, excelente solução online que, por ser desenvolvida em Java, pode rodar em qualquer sistema operacional diretamente na janela do navegador. E que, entre outras vantagens, oferece uma interface intuitiva similar ao MS Excel, quota em disco de 1GB para armazenamento de documentos e um completo sistema de ajuda online, ideal para sanar aquelas dúvidas de última hora.

Para criar uma conta, visite esse endereço e siga as instruções para realizar o registro. Um e-mail será enviado em seguida, com um link de confirmação que deverá ser clicado para validar o acesso. Em seguida, ingresse na conta recém-criada e clique no botão "New Spreadsheet". Na nova janela, informe um nome para identificar a planilha, e selecione a opção "Power Edit", versão mais avançada do editor. Por último, clique em "Create..." para carregar a ferramenta.


Figura 01: Momentos antes de criar uma nova planilha de cálculo. Observe que o nome do arquivo não tem espaços e que o botão "Power Edit" foi selecionado. Isso é importante por ser a versão mais poderosa do editor, repleta de recursos que iremos usar.


A interface principal será exibida em seguida, com um documento em branco contendo uma grande área dividida em retângulos, comumente conhecidos como células. São nelas que os números, as fórmulas que realizarão os cálculos e pequenas descrições de texto que indicam seus significados na planilha são inseridos. Mas antes de colocar a mão na massa, é importante observar que cada célula possui um identificador único, ou endereço, composto por uma letra (a sua coluna) e um número (a sua linha). Por exemplo, na Figura 02, o texto "Total" está localizado no endereço B10. São esses endereços que usamos para referenciar as valores que constituirão uma fórmula (por exemplo, B4 + B5).


Tudo pronto para criar uma planilha? Então mãos à obra!
Um fator importante para manter o controle dos gastos e a boa saúde financeira é fazer periódicas pesquisas de preços antes de ir às compras. E para ilustrar a capacidade das planilhas e de como elas podem nos ajudar nessa importante tarefa, faremos uma comparação entre os custos de alguns dos itens mais comuns que fazem parte do kit escolar, usando como base os valores de três lojas diferentes. Antes de inserirmos os valores, temos que identificá-los. Usando como referência a Figura 02, clique na célula B5 e digite "Cadernos". Na mesma coluna, escreva "Lápis", "Borrachas" e "Canetas", cada uma em sua própria linha. Em B10, digite "Total", e, a partir de C4, escreva "Loja 1", "Loja 2", "Loja 3" e "Médias", cada uma em uma coluna.


Figura 02: Planilha de referência que compara os preços de três lojas diferentes. Clique na imagem para ampliar.


Com exceção das colunas "Médias" e "Total", digite valores para cada um dos itens. Não os preceda com R$, pois isso será feito depois, e separe os centavos com ponto, ao invés de vírgula. Concluída essa etapa, podemos calcular a soma de cada uma das lojas, clicando na célula C10 e digitando a seguinte fórmula "=SUM(C5:C8)" (sem as aspas). A soma será exibida instantaneamente, inclusive refletindo as futuras alterações feitas nas células de origem.

Contudo, para somarmos as demais colunas, também será necessário fornecer uma fórmula. Use o recurso auto-preenchimento para automatizar esse processo. Selecione a célula C10, e observe que no canto inferior direito há um pequeno quadrado em destaque. Clique sobre ele e arraste-o até a célula F10. Todas as colunas serão automaticamente calculadas, levando em conta seus respectivos valores.

Para calcular as médias, uma outra fórmula será usada. Clique na célula F5 e entre com a expressão "=AVERAGE(C5:E5)" (também sem as aspas). Use o recurso auto-preenchimento, como descrito anteriormente, para replicar essa fórmula na demais linhas.

Como os valores estão expressos em Reais, será preciso formatar as células de acordo. Selecione o intervalo C5:F10, clique com o botão esquerdo do mouse sobre a área demarcada e ative o item de menu "Format Cells". Na caixa de diálogo, clique na categoria "Currency", e especifique o item "R$ Portuguese (Brazil)" na caixa "Symbol". Clique em OK para atualizar imediatamente os valores.


Gráficos ajudam a compreender melhor os valores.
Trabalhar apenas com números pode ser uma tarefa maçante, especialmente em planilhas mais complexas. Nesse caso, traçar gráficos estatísticos que facilitam a compreensão dos dados pode ser uma alternativa bem mais atraente, favorecendo uma análise imediata dos seus valores. Por exemplo, na planilha recém-criada, é possível visualizar a variação de preços de cada uma das lojas selecionando a faixa B4:E8, clicando no item de menu "Insert", e ativando a opção "Chart...". Como vamos criar um gráfico de barras, selecione um dos exemplos exibidos na porção da direita do assistente e clique em "Finish".


Figura 03: A ferramenta oferece vários modelos de gráficos, prontos para usar. Para ver uma prévia de como o gráfico irá interpretar os dados da seleção, clique e mantenha pressionado o botão direito do mouse sobre um dos exemplos da direita.


O novo gráfico, que pode ser livremente posicionado e redimensionado, será inserido dentro da planilha. Para alterar opções como legendas, cor de fundo e aparência tridimensional, clique com o botão direito do mouse sobre ele. O procedimento para criar um gráfico de torta indicando o produto mais caro é praticamente o mesmo, bastando selecionar as faixas B5:B8 e F5:F8 (mantenha pressionada a tecla CTRL quando for selecionar essa última), e escolher "Pie" na categoria "Chart Type".


Planilhas ajudam a calcular os juros de compras feitas a prazo.
Além de contabilizar gastos, as planilhas podem servir para outros propósitos interessantes. Por exemplo, para calcular a taxa de juros mensal de um produto vendido a prazo, sem entrada, crie um novo documento e insira os rótulos "À vista", "Parcelas", "Valor da parcela", "Total a prazo" e "Taxa mensal de juros", cada uma em uma linha, a partir da célula B2. Para calcular o total a prazo, insira a fórmula "=D3*D4" na célula D5, e a expressão "=RATE(D3,D4,-D2,0,0)" para exibir a taxa de juros (note o sinal de menos da célula D2) . Será necessário formatar essa célula para exibir duas casas decimais, o que pode ser feito selecionando-a, pressionando a combinação de teclas CTRL-1 e ativando a categoria "Percentage". Para calcular os juros de compras a prazo com entrada, altere o último valor 0 da função RATE para 1.


Figura 04: Pequeno exemplo da planilha que calcula os juros mensais de uma compra feita a prazo.



Controle suas finanças com uma eficiente calculadora de gastos.
Conhecendo as funções básicas para criar e alterar uma planilha, criar um documento para contabilizar os custos mensais e realizar um balanço geral não levará mais do que alguns minutos. Você pode criar uma a partir do zero, relacionando as despesas sequencialmente em uma coluna e, após somá-las, deduzir o valor do saldo atual, ou usar o modelo de exemplo disponível nesse endereço. Nesse caso, bastaria preencher os valores e deixar que a planilha realize todos os cálculos automaticamente, inclusive com um gráfico que projeta a proporção dos gastos separados por categoria, podendo ser útil para analisar quais as despesas que poderiam ser reduzidas na tentativa conseguir um saldo adicional ao final de cada mês. Se desejar acrescentar novos itens nessa mesma planilha, tornando-a mais completa, certifique-se que as fórmulas correspondentes também foram devidamente modificadas para refletir as alterações. O mesmo vale para itens que foram removidos.


Figura 05: Exemplo da calculadora de gastos pessoais. Você pode criar a sua própria planilha a partir do zero, de forma a refletir todos os seus ganhos e gastos, ou modificar o modelo para atender às suas necessidades. Clique na imagem para ampliar.


Um dos segredos para manter as finanças em dia e cuidar do orçamento familiar é ter o controle total dos gastos. Nesse quesito, as planilhas eletrônicas são ótimas aliadas, facilitando a criação de balanços detalhados das despesas e permitindo um amplo estudo para cortar os possíveis excessos. Fácil de operar, e com opções totalmente gratuitas, a preciosa ajuda dessas ferramentas pode melhorar consideravelmente o planejamento geral de renda, fazendo de 2007 um ano menos conturbado financeiramente e com contas sempre no azul.


Economia Doméstica: Resumo das funções mais úteis.

· Operadores +, -, * e /: Somam, subtraem, multiplicam e dividem duas células. Ex: =B3+B4.

· ADD: Soma todas as células de uma faixa. Ex: =ADD (B3:B10)

· PRODUCT: Multiplica os valores de uma faixa. Ex: =PRODUCT(B3:B10)

· MAX e MIN: Retornam o maior ou menor valor de uma faixa. Ex: =MAX(B3:B10)

· AVERAGE: Retorna a média dos valores de uma faixa. Ex: =AVERAGE(B3:B10)

· RATE: Calcula a taxa de juros de uma compra a prazo. Ex: =RATE(num. de parcelas, valor da parcela, preço à vista, total pago, entrada).